Wet op de identificatieplicht

Download de formulieren 'Taakomschrijving en opleidings- en begeleidingsplan oio's' en 'Informatieformulier'.  

De Wet op de Identificatieplicht legt aan werkgevers en werknemers bepaalde verplichtingen op.

1. Bij het in dienst treden van nieuwe werknemers, stagiairs en gasten moet de werkgever hun identiteit vaststellen aan de hand van een identiteitsbewijs.

Wanneer je een nieuwe werknemer wilt aanstellen of een stagiair wilt uitnodigen, dien je daartoe een verzoek in bij de Afdeling P&O in de vorm van een ingevuld sollicitatieformulier. Bij oio's lever je bovendien een taakomschrijving en opleidings- en begeleidingsplan aan. De afdeling P&O NWO-I neemt een dergelijk verzoek alleen in behandeling wanneer je daarbij een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de betrokkene hebt gevoegd, voorzien van jouw handtekening. Een toekomstig werknemer of stagiair is verplicht zich te legitimeren. Je dient te verifiëren dat betrokkene degene is die op het identiteitsbewijs staat vermeld.

Een buitenlandse gast die een onkostenvergoeding ontvangt, dient zich op een zo vroeg mogelijk moment maar uiterlijk op de eerste dag van zijn bezoek te legitimeren. Jij dient te verifiëren dat de gast degene is die op het identiteitsbewijs staat vermeld. NWO-I betaalt de onkostenvergoeding uit, nadat NWO-I een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de gast heeft ontvangen.

Als geldig identiteitsbewijs komt in aanmerking:

• voor Nederlanders: een geldig paspoort of gemeentelijke identiteitskaart;
• voor buitenlanders: een verblijfsdocument van de vreemdelingendienst, vluchtelingenpaspoort, vreemdelingenpaspoort of een buitenlands paspoort waarin door de vreemdelingendienst een vergunning tot verblijf is aangetekend.

Het rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs, omdat de nationaliteit er niet in is vermeld.

2. Een kopie van het identiteitsbewijs van alle werknemers, stagiairs en gasten, moet in de (loon)administratie worden opgenomen.
3. Op de werkgever rust de plicht de medewerkers te informeren over de Wet op de Identificatieplicht. De werkgever dient medewerkers erop te wijzen dat ambtenaren van verschillende controlediensten hen kunnen vragen zich te legitimeren tijdens het werk.

Ambtenaren van de Belastingdienst, de Vreemdelingenpolitie, de afdeling Informatie en Inspectie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het UWV of de Sociale Verzekeringsbank kunnen op de werkplek werknemers vragen zich te identificeren. Jij als vertegenwoordiger van de werkgever bent volgens de WID verplicht de werknemers in de gelegenheid te stellen om aan deze identificatieplicht te voldoen. Noch jij, noch de werkgever NWO-I zijn echter verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid of de inhoud van documenten die betrokkenen aan de controleurs tonen.