Gastonderzoekers

Gastonderzoekers voor een periode tot een maand

NWO-I kan een vergoeding voor de verblijfskosten toekennen aan een gastonderzoeker. Indien het verblijf van de gast niet langer duurt dan één maand is deze vergoeding maximaal de etmaalvergoeding voor een dienstreis binnen Nederland, zoals bepaald in UVR 2. NWO-I vergoedt reiskosten naar Nederland op declaratiebasis. NWO-I baseert deze vergoedingen op de voordeligste tarieven voor het openbaar vervoer. Kosten komen ten laste van het gastbudget van de werkgroep. Als dit niet toereikend is, komen de kosten ten laste van het materieel budget van de werkgroep.

Gastonderzoekers voor een periode langer dan een maand

Als een gastonderzoeker langer dan een maand naar Nederland komt, kan NWO-I een vergoeding voor verblijfskosten toekennen. Je kunt een gastonderzoeker voor maximaal één jaar uitnodigen.

Eerst nadat overeenstemming over de condities is bereikt, kun je betrokkene uitnodigen. Je geeft de persoonlijke gegevens aan de afdeling P&O NWO-I door via het informatieformulier. NWO-I neemt de gastonderzoeker op in de personeels- en salarisadministratie. Kosten komen ten laste van het gastbudget van de werkgroep. Als dit niet toereikend is komen de kosten ten laste van het materieel budget van de werkgroep.

Visa

De afdeling P&O NWO-I zal in de gevallen waarin dat mogelijk is de aanvraag van een tewerkstellingsvergunning en een visum regelen. Een en ander is afhankelijk van de nationaliteit van de gastonderzoeker.

Vergoeding

Toekenning en hoogte van een eventuele verblijfsvergoeding hangen af van de persoonlijke gegevens van de gastonderzoeker. NWO-I maakt vervolgens maandelijks de overeengekomen verblijfskostenvergoeding over. Betrokkene dient hiervoor een IBAN te openen. NWO-I keert de vergoeding uit vanaf het moment dat de gastonderzoeker is gearriveerd. In verband met de Wet op de identificatieplicht kan NWO-I de vergoeding pas uitkeren nadat de afdeling P&O NWO-I een kopie van een geldig identiteitsbewijs heeft ontvangen. Zie ook Wet op de identificatieplicht. Het komt regelmatig voor dat aankomst- en vertrekdata wijzigen. Het is voor een correcte uitbetaling van belang dat je de feitelijke aankomstdatum en eventueel afwijkende vertrekdatum van de gastonderzoeker aan de afdeling P&O NWO-I doorgeeft. Dit is bovendien van belang in verband met verzekeringen, zie Verzekeringen.

NWO-I betaalt de vergoedingen voor verblijfskosten van gastonderzoekers op hetzelfde moment uit als de salarissen van werknemers. Zie onder Werk en inkomen. Als aankomst- of vertrekdatum van de gastonderzoeker dit noodzakelijk maakt, kan NWO-I op verzoek in de eerste of laatste maand op een andere datum uitbetalen.
NWO-I vergoedt reiskosten naar Nederland op declaratiebasis. NWO-I baseert de vergoedingen op de voordeligste tarieven openbaar vervoer.
NWO-I kan voor gastonderzoekers die voor een langere periode blijven een vergoeding geven voor het overbrengen van goederen. Je dient bewijsstukken te overleggen. De hoogte van de vergoeding is per verblijf maximaal gelijk aan het bedrag genoemd onder het maximumbedrag transportkosten werknemers komend uit het buitenland in UVR 3.4.

Belastingdienst

De Belastingdienst beoordeelt uiteindelijk achteraf of een netto verblijfskostenvergoeding terecht is toegekend. Wanneer je van plan bent een gastonderzoeker uit te nodigen voor een periode langer dan drie maanden is het noodzakelijk vooraf te overleggen met de afdeling P&O NWO-I. Hierdoor verklein je het risico dat de Belastingdienst achteraf concludeert dat over de verblijfskostenvergoeding alsnog belasting en premies moeten worden afgedragen.

Zie Informatieformulier.