Budgetten

Materieel budget

Je kunt de volgende zaken financieren uit het materieel budget van NWO-I.

• Instrumenten, gassen (niet bestemd voor koeling), kleine hulpmiddelen en materialen voor wetenschappelijke opstellingen. De aanschaffing moet overeenstemmen met de goedgekeurde aanvraag; levering door de werkplaats van de universiteit honoreert NWO-I alleen bij facturering op basis van een vooraf overeengekomen levering tegen een vaste prijs (aanneemsom), voor akkoord getekend door de budgethouder. Een kopie van deze overeenkomst dien je bij te sluiten bij de factuur.
• Uitbreiding, verbetering en vernieuwing van bestaande NWO-I-apparatuur.
• Objecten van NWO-I-onderzoek, zoals isotopen.
• Onderhoudsabonnementen voor NWO-I-apparaten en -machines.
• Boeken en tijdschriften. Dit kan echter alleen als dit specialistische werken zijn, die rechtstreeks met het NWO-I-onderzoek in verband staan. NWO-I gaat ervan uit dat algemene standaardwerken in de bibliotheek van het laboratorium aanwezig zijn.
• Binnenlandse en buitenlandse dienstreizen.
• Op reis kunnen alle medewerkers die bij het project betrokken zijn. In het kader van de werkzaamheden kan van belang zijn dat de medewerker een bezoek brengt aan een congres of symposium of een lezing in het buitenland geeft. Jij als werkgroepleider bepaalt of een dienstreis van belang is voor het project. De precieze procedure voor het aanvragen van een buitenlandse dienstreis is beschreven op de personeelspagina's onder Personeel/Werk en reizen. Je moet de aanvraag en later de declaratie ondertekenen en voorzien van de Werkorder. Voor meer informatie, zie ook Dienstreizen binnen- en buitenland en UVR-2.

Waar je rekening mee moet houden bij het bestellen (inkoopproces) lees je onder Aanschaffen apparatuur en diensten Wat je kunt claimen van de universiteit lees je hieronder bij Universitair budget.

Investeringsbudget

Uit het investeringsbudget betaal je de investeringen die je hebt aangevraagd én die NWO-I gehonoreerd heeft. Zie hiervoor de honoreringsbrief. Waar je rekening mee moet houden bij het bestellen (inkoopproces) lees je onder Aanschaffen apparatuur en diensten.

Personeelsinformatie

De personele toewijzingen vinden plaats in posities (fte's) per periode en per categorie personeel. NWO-I rekent hier met gemiddelde tarieven voor personeelskosten. Je kunt wél aanspraak maken op het aantal toegewezen fte's. Je kunt géén aanspraak maken op de genoemde bedragen.

In UVR-8.7 Drukkosten proefschriftenvergoeding promotiekosten is geregeld dat de werknemer die binnen NWO-I aan een onderzoek werkt dat tot een promotie zal leiden, recht heeft op een vergoeding voor de drukkosten van het proefschrift. De kosten zijn al verrekend in de gemiddelde tarieven voor een oio-positie. De kosten komen dus niet ten laste van het materieel budget. Wil de werknemer op deze regeling een beroep doen, dan dient hij of zij daartoe het formulier Aanvraag tegemoetkoming drukkosten proefschriften in te vullen. U dient dit formulier voor akkoord te ondertekenen. Uitgebreide informatie vindt u onder Werk en carrière.

Universitair budget

Je hebt recht op infrastructurele voorzieningen verzorgd door je universiteit. Deze voorzieningen kunnen naast kantoor en opstellingsruimte bestaan uit administratieve en kleine technische ondersteuning. De volgende kosten van werkgroepen komen in ieder geval ten laste van het universitaire budget:

• overdrukken en fotokopieën van artikelen; 
• werkplaatsfaciliteiten of werkplaatshulp en andere diensten verleend aan NWO-I (onder andere kosten voor afzonderlijke mensuren en voor aanschaf materiaal);
• administratieve hulp;
• telefoon, porti en kantoorartikelen;
• huur, inrichting of verbetering van werkruimte;
• gas, water en elektriciteit;
• gebruik van een universitaire computer; 
• cryogene gassen zoals helium en stikstof (behalve bij grote hoeveelheden, waarvoor vooraf budget is aangevraagd en wanneer dit budget expliciet is gehonoreerd).

Wat je uit het materieel budget betaalt, vind je op deze pagina onder Materieel budget.

Houdbaarheid van budgetten

Toewijzingen van personeelsplaatsen zijn als regel achttien maanden geldig. Dit gaat in op het moment dat je een personeelsplaats feitelijk mag bezetten. Als de plaats na achttien maanden niet daadwerkelijk bezet is, trekt NWO-I deze in. Ook de daarbij behorende resterende materiële budgetten en investeringsbudgetten komen dan te vervallen. Dit geldt voor zover je budgetten nog niet hebt uitgegeven. Deze maatregelen moeten ervoor zorgen dat de onderzoeksachterstanden niet verder oplopen en op termijn reduceren. De maatregelen zijn NWO-I-breed van toepassing.

Het materieel budget en het investeringsbudget zijn beschikbaar tot NWO-I het project gaat afsluiten. Je ontvangt eind augustus bericht als NWO-I jouw project gaat afsluiten. In de afsluitingsbrief staat precies wat je moet doen. Een eventueel resterend budget vervalt.

Delegeren van budgetverantwoordelijkheid

Jij als werkgroepleider bent de budgethouder voor de projecten die onder jouw verantwoordelijkheid worden uitgevoerd. Je kunt een of meer personen machtigen namens jou te tekenen. Dit zijn bij voorkeur personen die (mede) leiding geven aan het onderzoek. Bij de honoreringsbrief is een tekenbevoegdheidsformulier gevoegd. Daarop kun je de tekenbevoegdheid voor de besteding van de toegekende gelden delegeren. Hier kan je het formulier downloaden.

Je dient de administrateur van de faculteit die de projectadministratie verzorgt geen of beperkte tekenbevoegdheid te geven. Reden hiervoor is dat hij als administrateur van de universiteit en gemachtigde een dubbele functie vervult. Dit is overigens afhankelijk van hoe lokaal de bevoegdheden zijn geregeld. Uiteraard blijf jij, als budgethouder, verantwoordelijk. NWO-I beschouwt jou als gesprekspartner en niet jouw gemachtigde(n).

Goederen of diensten

Als werkgroepleider ben je gemachtigd bestellingen ten laste van je budget te plaatsen. Je bent daarbij gebonden aan het budget dat NWO-I jou heeft toegewezen. 
Bestellingen doorlopen de procedures zoals deze binnen je instelling gelden. Je instelling betaalt de betreffende kosten aan de leveranciers. Je instelling verzamelt de gemaakte kosten per project en per Werkordernummer. Regelmatig belast je instelling deze kosten door aan NWO-I middels een verzamelfactuur. Deze verzamelfactuur dient zodanig te zijn opgesteld, dat NWO-I de rechtmatigheid van de kosten kan controleren.