Bestellen en betalen

Aanschaffen apparatuur en diensten

Je bent als budgethouder de eerst verantwoordelijke voor de bestedingen van het materieel en/of investeringsbudget.

Je bent daarbij gebonden aan het budget dat NWO-I je heeft toegewezen. Bestellingen doorlopen de procedures zoals deze binnen jouw instelling gelden. De instelling betaalt de betreffende kosten aan de leveranciers. De instelling verzamelt de gemaakte kosten per project en per Werkordernummer. Regelmatig belast je instelling deze kosten door aan NWO-I middels een verzamelfactuur. Deze verzamelfactuur dient zodanig te zijn opgesteld, dat NWO-I de rechtmatigheid van de kosten kan controleren.

Je kunt de uitvoering van het bestellen delegeren aan de inkoopafdeling van de instelling, of deze zelf uitvoeren. In dit laatste geval kun je je laten adviseren door de inkoopafdeling. Je doet er goed aan de beheerder of directeur van je instelling hiervan in kennis te stellen.

Uitgaven boven k€ 25

Voor aanschaffingen of verrichtingen (diensten) met een waarde groter dan € 25.000 (inclusief btw) dien je in aanvulling op wat hierboven beschreven staat onder 'Apparatuur en diensten' een schriftelijke offerte bij minimaal twee leveranciers op te vragen. Een kopie van de opdracht en de twee offertes moet je bijsluiten bij de facturering van de vooraf schriftelijk overeengekomen prijs. Ook hier geldt dat alle kosten in de prijs zijn inbegrepen. NWO-I betaalt dus niet voor afzonderlijke mensuren en voor aanschaf van materiaal. Als je werkt met vaste leveranciers dan kun je volstaan met het meesturen van de offerte van de vaste leverancier. Vaste leveranciers kunnen externe leveranciers zijn, maar ook interne leveranciers, zoals werkplaatsen. Als je werkt met vaste leveranciers dan vragen wij je aan de afdeling Financiën NWO-I door te geven wie de vaste leveranciers zijn. Ook dien je aan te geven hoe de universiteit periodiek toetst dat deze nog steeds de meest geëigende leveranciers zijn.

Ook universitaire werkplaatsen die het investeringsgoed kunnen leveren mogen meedingen. Je dient de onderbouwing van de prijs/kwaliteit afweging te documenteren.

Uitgaven boven k€ 209

Voor NWO-I gelden de regels omtrent Europees en nationaal aanbesteden. Dit betekent dat uitgaven voor aanschaf van levering en diensten boven het drempelbedrag (momenteel k€ 209 exclusief btw) Europees aanbesteed dienen te worden. Bij declaratie van betreffende kosten door de universiteit bij NWO-I dient aangetoond te worden dat de aanschaf Europees is aanbesteed. Indien er niet Europees is aanbesteed, dient een juridische legitimatie van de universiteit meegestuurd te worden, die verklaart waarom er niet Europees is aanbesteed. Deze juridische legitimatie dient zowel door de betreffende jurist als de verantwoordelijke werkgroepleider/budgethouder ondertekend te zijn.

Indien onvoldoende is onderbouwd dat de kosten rechtmatig zijn, kan NWO-I niet tot vergoeding van de kosten overgaan.

Verder gaat NWO-I er vanuit dat de afdeling inkoop van de universiteit de juiste inkoopprocedures hanteert en controleert op Europees aanbesteden, alvorens een bestelling te doen boven het drempelbedrag.

Bij bestellingen van investeringsgoederen kunnen verder de volgende aspecten een rol spelen:

• mogelijke beperking van te betalen btw en/of invoerrechten bijvoorbeeld bij bepaalde invoer van buiten de EU;
• het optreden van kredietrisico's (bijvoorbeeld bij vooruitbetalingen). Bankgaranties zijn hierbij vooraf verplicht.

Voor informatie en advies kun je terecht op het bureau van NWO-I bij de BUW-administratie.

Facturen en correctieboekingen

Het tijdschema voor het aanleveren van facturen is als volgt:
Kosten Q1 – indienen uiterlijk 31 mei (indien minder dan k€ 10 zie *) hieronder)
Kosten Q2 - indienen uiterlijk 31 augustus (indien minder dan k€ 10 zie *) hieronder)
Kosten Q3 - indienen uiterlijk 31 oktober
Kosten Q4 - indienen uiterlijk 31 januari van het daarop volgende jaar (echter zie **))

NWO-I honoreert verzoeken tot correctieboekingen en ingediende facturen over afgesloten boekjaren niet meer na 31 januari, tenzij deze tijdig zijn opgegeven als geschatte kosten.

*) De kosten over Q1 en Q2 hoef je niet bij ons te declareren indien deze per kwartaal minder bedragen dan k€ 10 per werkorder. Op dat moment volstaat het om alle in de eerste drie kwartalen gemaakte kosten voor 31 oktober bij ons in te dienen (de Q3-deadline).

Kosten Q4
Wij verzoeken je de geschatte kosten (boven k€ 10 per werkorder) met betrekking tot Q4 uiterlijk 22 november van dat jaar bij ons aan te leveren.

**) Indien de deadline van 31 januari niet haalbaar is, dan is het volgende tijdschema mogelijk:

Uiterlijk 22 november geschatte kosten aanleveren.
Uiterlijk 7 januari een herziene schatting voor de kosten aanleveren.
Uiterlijk 28 februari facturen indienen voor kosten van het vierde kwartaal.
Hierbij is het van belang dat de schatting zo reëel mogelijk is.

Bij het afsluiten van projecten gelden kortere termijnen voor het indienen van facturen. Je vindt alle informatie in de afsluitingsbrief. Je ontvangt deze brief wanneer NWO-I jouw project gaat afsluiten.