Woon-werkverkeer
NWO hecht waarde aan duurzaamheid en om die reden wordt in de reiskostenregeling woon - werk bij het toekennen van een vergoeding onderscheid gemaakt tussen duurzaam en niet-duurzaam reizen. Je hebt hierin zelf een keuze.
Om duurzaam reizen te stimuleren wordt woon - werkverkeer per openbaar vervoer volledig vergoed. Werkgever NWO-I stelt hiervoor een 2e klas ov-kaart (NS Businesskaart) ter beschikking aan de medewerker die hiervoor kiest.
Daarnaast ontvangt de medewerker die het woon - werktraject met de fiets of met een uitstootvrij vervoermiddel reist, of als bestuurder tenminste de helft van het aantal werkdagen carpoolt, 19 cent per kilometer met een maximum van 170 euro per maand.
Wanneer de werklocatie niet praktisch met het openbaar vervoer is te bereiken heeft de medewerker recht op een autovergoeding van 21 cent per km met een maximum van 188 euro per maand. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer de enkele reis per openbaar vervoer anderhalf uur of meer bedraagt terwijl dit met eigen vervoer tenminste 30 minuten sneller is. Een volledige opsomming van de redenen vind je in artikel 3.5 van de uitvoeringsregeling.
De medewerker die geen gebruik wil maken van het openbaar vervoer, de fiets of een uitstootvrij vervoermiddel, en niet onder één van de redenen uit artikel 3.5 van de uitvoeringsregeling valt, komt in aanmerking voor de zogenoemde lage kilometervergoeding van 10 cent per kilometer met een maximum van 90 euro per maand.
Voor reizen met eigen vervoer wordt maximaal 30 kilometer per enkele reis vergoed.
Dienstreizen
Voor dienstreizen met de eigen auto geldt voor alle medewerkers dat er een vergoeding van 10 cent per kilometer wordt betaald. In uitzonderingsgevallen kan met toestemming van de werkgever een hoge vergoeding van 28 cent per kilometer worden betaald. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer er veel bagage moet worden meegenomen, wanneer een collega meerijdt of wanneer het reizen met openbaar vervoer tenminste drie kwartier langer duurt.
De volledige tekst van de uitvoeringsregeling kun je nalezen op deze webpagina.
Vaste thuiswerkdagen en reiskosten woon-werkverkeer declareren
Wanneer er sprake is van een vast reispatroon woon-werkverkeer en vaste thuiswerkdagen per week, kan je dit opgeven via een bij HR verkrijgbaar formulier.
Geen vast reispatroon en vaste thuiswerkdagen: hoe te declareren
Wanneer geen sprake is van een vast reispatroon woon-werkverkeer en vaste thuiswerkdagen per week kan er geen vaste vergoeding toegekend worden. Aan deze werknemers wordt de vergoeding op declaratiebasis gedaan. Zij kunnen hun declaratie indienen via een declaratietool. De declaratietool is beschikbaar voor alle medewerkers NWO-I, behalve voor medewerkers van NIOZ, NSCR en voor BUW-medewerkers van een aantal universiteiten. Voor hen geldt de declaratiewijze zoals aan hen gecommuniceerd.
Hoe werkt de declaratietool?
De tool is gemaakt door Nikhef, wordt door Nikhef gehost en werkt via SURFconext. Je maakt daarbij gebruik van het account van je werk (het password dat je gebruikt om op je laptop in te loggen).
Ga naar commute.nikhef.nl en volg de aanwijzingen: 'Start the reimbursement request'.
Kies je instelling, na de eerste keer staat je keuze altijd bovenaan. Vervolgens kun je met de inloggegevens (credentials) van je eigen instituut inloggen. Nadat je toestemming hebt gegeven om je gegevens door te sturen, zie je direct het formulier met de kalender.
Declareren tussen 1e en 9e van elke maand
Het declareren moet achteraf, na afloop van de kalendermaand, gebeuren. Om zeker te zijn dat je declaratie met de salarisbetaling van de volgende maand wordt uitbetaald, moet de opgave uiterlijk de 9e van de maand ingediend zijn.
Vragen
Voor vragen gelieve te mailen naar reiskosten@nwo-i.nl.
Meer informatie
Meer informatie vind je in de FAQ onderaan deze pagina. Je kan ook contact opnemen met Ria Wemelsfelder.