Buitenlandse dienstreis
De gehele regeling vind je in de Uitvoeringsregelingen UR-3 Kostenvergoedingen. De uitvoeringsdetails met betrekking tot aanvragen en declareren van buitenlandse verschillen per locatie. Vraag dit dus na bij je instituut of check je lokale intranet.
Hoe vraag ik een buitenlandse dienstreis aan als BUW-werknemer?
Medewerkers die in het kader van hun functie een buitenlandse dienstreis moeten maken, kunnen via NWO-I People toestemming vragen de kosten die met de reis gemoeid zijn ten laste van het betreffende budget waarop ze tewerkgesteld zijn te brengen en eventueel een betaling van een voorschot aanvragen. Je dient je reisaanvraag in, die vervolgens via je werkgroepleider of leidinggevende naar de reisfunctionaris wordt gestuurd.
Wanneer de reisaanvraag is goedgekeurd door je leidinggevende ontvang je een pasje voor de reisverzekering. Wanneer je om een voorschot hebt gevraagd, betaalt NWO-I dat aan je uit. Na ontvangst van de bevestigingsbrief kun je zelf je reis regelen bij een reisorganisatie naar keuze. Je moet zelf de betaling regelen.
Naast NWO-I People kun je ook een het formulier Aanvraag buitenlandse dienstreis gebruiken. Vul het formulier in, onderteken het en laat ook je werkgroepleider ondertekenen. Je werkgroepleider voorziet het formulier van een Werkorder. Hierna kun je het formulier e-mailen naar Annette Bor, versturen naar of inleveren bij NWO-I, afdeling P&O NWO-I, Postbus 3021, 3502 GA Utrecht. Wanneer de reisaanvraag is goedgekeurd door je leidinggevende ontvang je van de reisfunctionaris een bevestigingsbrief en een pasje voor de reisverzekering.
Hoe declareer ik een buitenlandse dienstreis als BUW-werknemer?
Na afloop van de reis kan binnen één maand via NWO-I People de declaratie met bewijsstukken ingediend worden. Na indienen wordt de declaratie ter verwerking naar de reisfunctionaris verstuurd.
Naast NWO-I People kun je ook het formulier Declaratie buitenlandse dienstreis gebruiken. Vul het formulier in, onderteken het en laat ook je werkgroepleider ondertekenen. Je werkgroepleider voorziet het formulier van een Werkorder. Vergeet het reisnummer niet in te vullen, dit nummer staat in de bevestigingsbrief. Hierna kun je het formulier met bewijsstukken e-mailen naar Annette Bor, versturen naar of inleveren bij NWO-I, afdeling P&O NWO-I, Postbus 3021, 3502 GA Utrecht. Je ontvangt van de reisfunctionaris een brief met de eindafrekening.
Indien je aanvraag of declaratie niet akkoord is of bij bijzonderheden zal de reisfunctionaris contact met je opnemen.
Contact
- Universitaire werkgroepen (BUW): Annette Bor
- Overige locaties: je reisfunctionaris.