Tijdschrijven: veelgestelde vragen

De meest gestelde vragen over tijdschrijven bij NWO-I.

Verlof - algemeen
Verlof - buitengewone verlofsoorten
Verzuim
Tijdschrijven
Waarom tijdschrijven

Verlof - algemeen

• In welk systeem registreer ik mijn verlof?
  Youforce is hét bronsysteem voor het inzien, indienen en accorderen van personele mutaties, hier valt ook het registreren van verlof onder.
• Wie registreert verlof in Youforce?
  Als medewerker registreer je zelf jouw verlofdagen dan wel vakantieperiode(s) in Youforce.
• Wanneer registreer ik verlof?
  Verlof kun je vooraf registreren in Youforce maar kan ook achteraf vastgelegd worden. Zorg bij achteraf registreren er wel voor dat er weinig tijd zit tussen ‘het genoten verlof’ en de registratie hiervan (zie ook: wanneer heb ik mijn tijdstaat op tijd ingediend?)
• Hoe registreer ik verlof?
  Verlof kun je registreren in Youforce, dit via jouw desktop of via de Youforce app.
• Moet mijn leidinggevende verlof (formeel) goedkeuren in Youforce voordat ik dit registreer in Youforce?
  Nee, in het BVO is besloten dat medewerkers verlof achteraf kunnen/mogen registreren in Youforce. In dit proces in Youforce is dus geen goedkeuringsstap van leidinggevende ingebouwd. Stem je verlof vooraf wel af met jouw direct leidinggevende en naaste collega’s.
• Hoe komen mijn verlofdagen in mijn tijdstaat terecht?
  Er is een automatische gegevensuitwisseling  tussen Youforce en U4ERP.
• Waar heb ik (in)zicht in mijn verlofbalans?
  Medewerkers kunnen in Youforce hun eigen verlofsaldi inzien, leidinggevenden kunnen dat van hun medewerkers inzien. 
• Is de informatie in Youforce ook in het Engels beschikbaar?
  Ja, dit kun je zelf inregelen via Persoonlijke Instellingen, daar heb je de keuze tussen Nederlands en Engels.
• Houdt Youforce rekening met op welk ‘verlofsoort’ er eerst moet worden afgeschreven?
  Als je verlof registreert via de app wordt er automatisch gestuurd op opname van het wettelijk verlof, dit gezien de eerdere vervaltermijn, wil je hiervan echter afwijken dan kan dit.
• Wat moet ik doen als ik een verlofregistratie wil aanpassen/corrigeren in Youforce?In dit geval trek je ‘oude’ verlofaanvraag in, daarna dien je een nieuwe/gewijzigde aanvraag in.
• Wat als ik langdurig ziek ben en toch verlof wil opnemen/registreren?
  Neem in zo’n geval contact op met je HRM afdeling.

Terug naar boven

Verlof - buitengewone verlofsoorten

• Hoe werkt het ten aanzien van buitengewoon verlof?
  Er zijn buitengewone verlofvormen die – eenmaal administratief verwerkt door de afdeling HRM – automatisch met de code BYZ in jouw tijdstaat worden geplaatst. Dit zijn: overlijden bloed-/aanverwant, bevalling partner, geboorte-/kraamverlof, pleegkind, adoptie, uitoefening kiesrecht, calamiteiten, rouwverlof.
• Hoe werkt het ten aanzien van maatschappelijk verlof?
  Ook voor deze verlofvorm geldt dat deze - eenmaal administratief verwerkt door de afdeling HRM - automatisch met de code BYZ in jouw tijdstaat wordt geplaatst.
• Hoe werkt het ten aanzien van kortdurend zorgverlof?
  Voor deze verlofvorm geldt dat deze - eenmaal administratief verwerkt door de afdeling HRM -automatisch met de code ZOR in jouw tijdstaat wordt geplaatst.
• Hoe werkt het ten aanzien van langdurend zorgverlof?
  Bij deze verlofvorm is er sprake van aanpassing van jouw werkpatroon. Het gewijzigde werkpatroon gaat automatisch mee in de gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4ERP, in de tijdstaat verantwoord je jij uren conform het aangepaste werkrooster.
• Hoe werkt het ten aanzien van mantelzorg / onbetaald verlof?
  Bij deze verlofvorm is er sprake van aanpassing van jouw werkpatroon. Het gewijzigde werkpatroon gaat automatisch mee in de gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4ERP, in de tijdstaat verantwoord je jij uren conform het aangepaste werkrooster. 
• Hoe werkt het ten aanzien van zwangerschap- en bevallingsverlof?
  Bij deze verlofvorm is er sprake van aanpassing van jouw werkpatroon. Het gewijzigde werkpatroon gaat automatisch mee in de gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4/ERP, in de tijdstaat verantwoord je jij uren conform het aangepaste werkrooster. 
• Hoe werkt het ten aanzien van ouderschapsverlof?
  Bij deze verlofvorm is er sprake van aanpassing van jouw werkpatroon. Het gewijzigde werkpatroon gaat automatisch mee in de gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4ERP, in de tijdstaat verantwoord je jouw uren conform het aangepaste werkrooster.
• Hoe werkt het ten aanzien van aanvullend geboorteverlof?
  • bij een aaneengesloten periode: hiervoor geldt dat deze verlofvorm – eenmaal administratief verwerkt door de afdeling HRM – automatisch met de code BYZ in jouw tijdstaat wordt geplaatst;
  • bij een ‘versnipperde’ periode (bijv. een lange periode 1 dag per week): bij deze variant is er sprake van aanpassing van jouw werkpatroon, het gewijzigde werkpatroon gaat automatisch mee in de gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4ERP, in de tijdstaat verantwoord je jij uren conform het aangepaste werkrooster.

• Hoe werkt het ten aanzien van deelname generatieplan?
  Bij deze verlofvorm is er sprake van aanpassing van jouw werkpatroon. Het gewijzigde werkpatroon gaat automatisch mee in de gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4/ERP, in de tijdstaat verantwoord je jij uren conform het aangepaste werkrooster.

Terug naar boven

Verzuim

• Waar worden mijn ziek en hersteld meldingen vastgelegd?
  Youforce is hét bronsysteem voor het inzien, indienen en accorderen van personele mutaties, ook de ziekteverzuimregistratie valt hieronder.

• Wie registreert mijn ziek en hersteld meldingen?
  Dit verschilt per instituut maar registratie vindt plaats door de leidinggevende of door de afdeling HRM. Het belangrijkste is dat jij jouw ziek of hersteld melding tijdig doorgeeft aan je leidinggevende.
  

• Wanneer worden ziek en hersteld meldingen geregistreerd?
  Het is van belang dat jij jouw ziek of hersteld melding nog dezelfde dag doorgeeft, dit geeft jouw leidinggevende of de afdeling HRM de mogelijkheid om de melding nog dezelfde dag in Youforce in te voeren.

• Hoe komen mijn ziek en/of hersteld meldingen in mijn tijdstaat terecht?
  Er is een automatische gegevens uitwisseling (koppeling) tussen Youforce en U4/ERP.

• Als ziek of hersteld meldingen door mijn leidinggevende of HRM zijn ingevoerd in Youforce, wanneer staat deze informatie dan in mijn tijdstaat?
  De informatieoverdracht van gegevens uit Youforce naar je tijdstaat duurt zo’n 2 - 15 minuten.

• Ik zie dat mijn 1^e ziektedag op 100% ziek staat geregistreerd, terwijl ik die dag nog wel gedeeltelijk heb gewerkt, klopt dit wel?
  Als dit zich voordoet moet je even contact opnemen met je leidinggevende en/of de afdeling HRM. Zij kunnen/moeten dit aanpassen.
  

Terug naar boven

Tijdschrijven

• In welk systeem schrijf ik tijd?
  Unit4ERP is hét bronsysteem voor de registratie van tijd ten aanzien van reguliere en/of projectwerkzaamheden.
• Wat registreer ik in mijn tijdstaat?
  In de tijdstaat registreer jij je reguliere werkuren, project/productieve uren, bezoek aan een medicus (dit via de tijdcode ‘MEDIC’) en/of tijd besteed aan noodzakelijke begeleiding van een partner, bloedverwant, huisgenoot, sociale partner i.v.m. arts-/ziekenhuisbezoek (dit via de tijdcode ‘MEDIC’).
• Moet ik verlof en verzuim (ziek en/of hersteld meldingen) ook zelf registreren in mijn tijdstaat?
  Nee, gegevens omtrent verlof en verzuim komen (na invoer in Youforce) automatisch in je tijdstaat. Deze gegevens kun je ook niet aanpassen in je tijdstaat, verlof registreer je zelf in Youforce, de registratie van verzuimmeldingen in Youforce is belegd bij leidinggevenden dan wel afdeling HRM.

• Ik zie in mijn tijdstaat dat er iets niet klopt ten aanzien van verlof, wat moet ik doen?Ga naar Youforce en pas jouw verlofdag of -periode aan, deze correctie wordt vervolgens automatisch doorgevoerd in je tijdstaat.

• Ik zie in mijn tijdstaat dat er iets niet klopt ten aanzien van verzuim, wat moet ik doen?
  Informeer je leidinggevende of HRM, zij zijn verantwoordelijk voor een correcte verzuimadministratie, zodra de correctie is doorgevoerd in Youforce wordt deze automatisch doorgevoerd in je tijdstaat.

• Wanneer heb ik mijn tijdstaat op tijd ingediend?
  Het is verstandig om wekelijks even je tijdstaat bij te werken. De tijdstaat moet sowieso binnen één maand waarin de werkzaamheden hebben plaatsgevonden door jou zijn ingevuld/ingediend en goedgekeurd zijn door jouw leidinggevende, hiermee voldoen we aan EU regelgeving.

• Word ik als medewerker gekoppeld aan specifieke werkorders?
  Dit verschilt per instituut, instituten kiezen hier zelf voor.
  

• Moet ik overwerk ook vastleggen in mijn tijdstaat?
  Nee, overwerk vindt plaats in opdracht van jouw leidinggevende en is een HRM proces en wordt daarom niet vastgelegd in de tijdstaat, wanneer hiervan sprake is wordt e.e.a. conform CAO administratief door de afdeling HRM afgehandeld.
  

• Als ik een feestdag wil ruilen, moet ik dat dan vastleggen in mijn tijdstaat?
  Nee, het eventueel ruilen van feestdagen is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Vastlegging hiervan wordt niet gefaciliteerd in/via de tijdstaat, administratieve afhandeling hiervan vindt plaats in onderling overleg tussen medewerker, leidinggevende en HRM. 

• Waar komt het werkrooster in mijn tijdstaat vandaan?
  Het werkrooster dat je in je tijdstaat ziet komt uit Youforce, ook deze informatie gaat (net als verlof en verzuim) via de automatische gegevensoverdracht (koppeling) tussen Youforce en U4ERP naar je tijdstaat.
• Wat moet ik doen als mijn (medewerker) gegevens niet correct zijn in mijn tijdstaat?
  Wanneer persoonlijke gegevens niet correct zijn, of gegevens met betrekking tot jouw werkrooster, afdeling of functie, pas dit dan zelf aan via Youforce of neem contact op met de afdeling HRM.
  
• Hoeveel werkuren kan ik per dag schrijven?
  Je kan maximaal 12 werkuren per dag vastleggen in je tijdstaat, dit is conform de Arbeidstijdenwet.
• Hoeveel werkuren per week moet ik schrijven?
  Je verantwoordt wekelijks exact de te verantwoorden uren die het werkrooster aangeeft. Let op: de tijdstaat kan niet worden ingediend als het totaal uren niet klopt met het werkrooster.
• Kan ik ook vooruit tijd registreren?
  Nee, dat kan niet (meer), tijdsregistratie vind altijd achteraf plaats. Alle tijdstaten in de toekomst staan dan ook dicht, je ziet altijd eerst de oudste tijdstaat die nog voltooid moet worden.
  
• Moet ik feestdagen ook registreren in mijn tijdstaat?
  Nee, feestdagen worden automatisch (met 0,00 uur) in de tijdstaat ingevuld, hiervoor hoeven geen uren te worden verantwoord door de medewerker.
• Tot wanneer kan ik een urenstaat (met terugwerkende kracht) aanpassen?
  We gaan ervan uit dat iedereen zijn/haar urenstaat tijdig en correct invult en indient, wanneer echter zaken met terugwerkende kracht moeten worden aangepast is dat mogelijk. Echter: urenstaten uit het verleden zijn dicht wanneer alle urenstaten van de betreffende periode financieel door zijn geboekt, vanaf dat moment kan er niet meer gecorrigeerd worden.

• Is de informatie in U4ERP ook in het Engels beschikbaar?
  Ja. Bij het aanmaken van een medewerker in U4ERP wordt op het aanvraagformulier uitgevraagd in welke taal U4ERP beschikbaar moet worden gesteld (NL of ENG). Wil je dit na verloop van tijd wijzigen moet je even contact opnemen met de collega’s van functioneel beheer U4ERP. Bij de switch van de ene naar de andere taal kan je tegen problemen aanlopen, sluit in dat geval je browser af en start deze opnieuw op. 

• Hoe registreer ik een bezoek aan dokter/huisarts?
  Dit leg je vast in je tijdstaat via de tijdcode MEDIC, deze tijdcode is expliciet bedoeld voor bezoek aan een (para)medicus en/of voor de noodzakelijke begeleiding van een (sociale) partner, bloedverwant en/of huisgenoot bij arts of ziekenhuisbezoek.

Waarom tijdschrijven?

• Wanneer en door wie is hiertoe besloten?
  In november 2019 is door het Stichtingsbestuur besloten om over te gaan op een NWO-I brede invoering van het tijdschrijven.
• Waarom schrijven we tijd binnen de NWO-I?
  We schrijven tijd omdat het de basis is voor onze financiële projectverantwoording met o.a. impact op de toekenning van projectsubsidies (denk aan RVO- en EU toekenningen). Daarnaast geeft het inzicht in onze tijdsbesteding en in de doelmatigheid van onze wetenschappelijke projectenorganisatie.
• Waarom tijdschrijven via één uniforme applicatie?
  We schrijven in U4ERP onze tijd omdat we hiermee voldoen aan het gelijkheidsprincipe. Het zorgt ervoor dat we voor elkaar kunnen instaan in de gewenste naleving van tijdschrijven in het kader van een vitale bedrijfsvoering. Het zorgt ervoor dat we voldoen voldoen aan een sluitende urenregistratie. Tot slot zorgt het ervoor dat projectsubsidies en BTW-voordelen optimaal worden gerealiseerd.
• Wie schrijft tijd?
  Binnen de NWO-I hebben we afgesproken integraal tijd te schrijven, iedere medewerker schrijft dus tijd.