Print deze pagina

Nieuws van de medezeggenschap (Juni 2024)

Het werk van de medezeggenschap is een veelkleurig palet en zonder uitzondering gaat het over onderwerpen die voor medewerkers belangrijk zijn.
Ook in deze maanden staat er veel op de agenda van de verschillende ondernemingsraden.
Krijgt jouw team op het bureau NWO-I uitbreiding? De GOR NWO-I (Groepsondernemingsraad NWO-I) adviseert daarover.
Besteedt NWO-I voldoende geld aan de ontwikkeling van medewerkers? De GOR NWO-I houdt de vinger aan de pols.
Krijgt NWO-I er een tiende instituut bij? De COR NWO (Centrale Ondernemingsraad van NWO) adviseert over de aanstelling van een externe adviseur die dit gaat onderzoeken.
Een delegatie van de COR NWO onderhandelt tussentijds over enkele onderwerpen in de uitvoeringsregelingen. Dit is een greep uit de onderwerpen.

GOR NWO-I

Organisatiewijziging bureau NWO-I

Na het on-hold zetten en intrekken van de adviesaanvragen over de functionele domeinen binnen de 'Ontwikkeling Bedrijfsvoering NWO-I' verschoof de focus naar het opstellen van jaarplannen voor deze verschillende domeinen. Om de samenhang van de jaarplannen te bewaken en waar nodig prioriteiten te stellen, werden deze uitgebreid besproken in het MT van het bureau en in het BVO (Bedrijfsvoeringsoverleg waar alle instituutsmanagers deel van uitmaken).

Het Jaarplan NWO-I 2024 beschrijft de belangrijkste onderwerpen (uit de jaarplannen van de verschillende domeinen) waar Stichting NWO-I zich dit jaar in de breedte en in gezamenlijkheid op wil richten. Om de ambities te realiseren, is een uitbreiding van de formatie op bureau NWO-I noodzakelijk. De kosten van deze uitbreiding worden in 2024 eenmalig via een onttrekking uit de algemene reserve van het bureau NWO-I gefinancierd en vanaf 2025 uit structurele middelen die in de kaderbrief 2025 door de raad van bestuur zijn bevestigd.

Over het voorgenomen besluit om bureau NWO-I uit te breiden is de GOR NWO-I om advies gevraagd. Deze adviesaanvraag is op 7 mei in de GOR-overlegvergadering besproken en de GOR NWO-I stelde nog enkele vragen. Zodra de bestuurder deze beantwoord heeft, brengt de GOR NWO-I advies uit.

Sociaal Jaarverslag NWO-I en rapportage vertrouwenspersonen

Besteding aan professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid

Bestuurder en de GOR NWO-I bespreken elk jaar het Sociaal Jaarverslag NWO-I van het voorgaande jaar. Op 7 mei stond het Sociaal Jaarverslag 2023 op de agenda. Een onderwerp daarin betrof de uitgaven voor ontwikkeling van medewerkers. De cao schrijft voor dat het jaarlijkse budget voor professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid minimaal twee procent van de loonsom is.

In 2023 spendeerde NWO-I 1,2 procent van de loonsom aan onder meer opleidingsinstituten en vergoedingen voor ontwikkeling van medewerkers, wat net als in voorgaande jaren minder dan twee procent is. De GOR NWO-I stelde daarover - net als in vorige jaarlijkse besprekingen - vragen aan bestuurder. De bestuurder antwoordde dat veel aan ontwikkeling gerelateerde uitgaven, zoals inschrijfgelden voor de vele (internationale) werkconferenties, seminars en een deel van de reis- en verblijfskosten, in dit percentage niet zijn meegerekend. De GOR NWO-I hecht belang aan het beter inzichtelijk maken van deze cijfers. Ook met het oog op de krappe arbeidsmarkt is het bieden van ontwikkelmogelijkheden belangrijker dan ooit, zei de GOR NWO-I.

Meer meldingen bij vertrouwenspersonen

Ook bespraken bestuurder en GOR NWO-I de Rapportage 2023 van de NWO-I vertrouwenspersonen. Uit deze rapportage van de vertrouwenspersoon kwam naar voren dat er in 2023 - ten opzichte van 2022 - een stijging van meldingen is. Dit komt overeen met de landelijke trend. Het aantal meldingen per instituut verschilt. Op een instituut na zijn er bij alle instituten meldingen bij vertrouwenspersonen binnengekomen. Uit diverse publicaties over dit onderwerp blijkt dat er geen relatie is tussen weinig meldingen bij de vertrouwenspersoon en een sociaal veilige omgeving. De zichtbaarheid van de vertrouwenspersonen is belangrijk. Bij die instituten waar actief is gewerkt aan de zichtbaarheid van de vertrouwenspersonen zijn deze vaker benaderd.

Promovendi en postdocs

In de rapportage omschrijft de vertrouwenspersoon promovendi en postdocs als 'kwetsbare groep'. Bestuurder gaf aan de komende tijd op verschillende manieren aandacht te besteden aan promovendi en postdocs. De rapportage van de vertrouwenspersoon sloot op dit onderwerp aan bij de SEP-evaluaties, waarin de positie van promovendi/postdocs ook als expliciet aandachtspunt is genoemd. Bestuurder meldde dat op initiatief van enkele promovendi, en ondersteund door het bureau NWO-I, recent een PhD-council is opgericht, die als communicatieplatform voor alle NWO-I-promovendi gaat fungeren en onderwerpen als sociale veiligheid en de vindbaarheid van de vertrouwenspersoon kan adresseren.

Leiderschapskwaliteiten

De GOR NWO-I onderschrijft de aanbeveling van de vertrouwenspersonen om aandacht te schenken aan leiderschapskwaliteiten van alle leidinggevenden. Binnen NWO-I is scholing, coaching en intervisie van en tussen leidinggevenden niet op een uniforme manier geregeld, maar wordt dit per organisatieonderdeel georganiseerd. Dit onderwerp raakt ook aan 'Erkennen en Waarderen' en 'Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid'.

Op dit moment wordt geïnventariseerd wat in de verschillende plannen staat over leiderschap. Deze samenvatting wordt vervolgens aan het Directeurenoverleg voorgelegd en door hen bekrachtigd, zodat er een eenduidig beeld is. Na de zomer wordt de portefeuillehouder 'Gezonde onderzoekscultuur' van bureau NWO-I uitgenodigd om een toelichting te geven op leiderschap binnen NWO-I.

Audit AVG

Op 7 mei presenteerde Hoofd Internal Audit van NWO, Francis Bouman, de uitkomsten van de audit AVG Compliance en de bijbehorende adviezen. De adviezen richten zich zowel op technische zaken als op awareness bij de NWO-I-werknemers. De GOR NWO-I heeft op het gebied van AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) instemmingsrecht op een regeling voor het gebruik van personeelsgegevens (denk hierbij aan het registreren van verzuim, de salarisadministratie en gegevens in personeelsdossiers) en op een regeling voor een personeelsvolgsysteem (bijvoorbeeld een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert, maar ook een systeem dat ondersteunt bij het afhandelen van werkzaamheden). De GOR NWO-I vindt het erg belangrijk om goed op de hoogte te worden gehouden over AVG-gerelateerde onderwerpen.

COR NWO

Adviesaanvraag Inhuur externe adviseur HFML-FELIX

Al eerder informeerde de bestuurder de COR NWO over de verkenning van de samenwerking tussen NWO-I en de Radboud Universiteit in Nijmegen rondom HFML-FELIX. Verkend is of meerdere partijen HFML-FELIX als onderzoeksinstituut gezamenlijk kunnen financieren. De verkenningsopdracht is positief afgerond. Dat betekent dat nu gekeken wordt of HFML-FELIX opgenomen kan worden in het institutenportfolio van NWO-I. Voor dit vervolgonderzoek met een adviesopdracht is een externe adviseur aangesteld. Aangezien deze opdracht een duidelijke opstap is naar een latere adviesaanvraag, is de COR NWO om advies gevraagd.

De bestuurder vroeg ons advies over het inhuren van dezelfde adviseur die ook de verkenning heeft uitgevoerd; dit vanwege de positieve ervaringen in het verkenningstraject en het gecreëerde enthousiasme bij de mogelijke partners. Tijdens de COR-overlegvergadering van 13 juni bespreekt de COR NWO de adviesaanvraag met de bestuurder, waarna op korte termijn een advies volgt.

Tussentijdse UVR-onderhandelingen

De huidige uitvoeringsregelingen (UVR) hebben een looptijd tot 1 januari 2026, maar gedurende de looptijd vinden tussentijds onderhandelingen plaats over in elk geval:

de personeelsgesprekken;
de aanpassing van de Klokkenluiderregeling aan nieuwe wetgeving;
aanpassing van de uitvoeringsregelingen als wordt besloten tot de aanstelling van een ombudsfunctionaris (in de UVR ‘ombudsman’ genoemd);
de hoogte van de vergoedingsbedragen in de UVR;
de uitkomsten van de pilot voor het verkennen van de lease-fiets.

Inmiddels zijn deze tussentijdse onderhandelingen gestart en hebben de twee delegaties (namens bestuurder en de COR NWO) al enkele keren met elkaar gesproken. Voor NWO-I en NWO-D wordt gewerkt aan twee aparte regelingen voor de personeelsgesprekken, maar wel met - op aandringen en vasthouden van de COR NWO - gezamenlijke uitgangspunten. De COR NWO vindt het erg belangrijk dat alle medewerkers van NWO en NWO-I regelmatig met hun leidinggevende in gesprek gaan over het huidige werk en de ontwikkelmogelijkheden voor de toekomst.

De COR NWO heeft al in 2022 aangegeven de introductie van een ombudsfunctionaris als een daadkrachtige stap te zien om het melden en bespreekbaar maken van sociaal ongewenste en onveilige situaties toegankelijker en effectiever te maken. Daarna werd een gezamenlijke werkgroep namens bestuurder en COR NWO ingesteld om de toegevoegde waarde van een ombudsfunctionaris te onderzoeken. Deze werkgroep adviseerde in maart dit jaar een ombudsfunctionaris aan te stellen (als pilot) en in kaart te brengen hoe deze aanstelling zich verhoudt tot bestaande regelingen, functies en rollen. Ook het inzichtelijker maken van deze bestaande regelingen, functies en rollen was een advies van de werkgroep. Het is nu aan de bestuurder en de COR NWO om op dit advies tijdens de onderhandelingen te bespreken.

Nieuwsbrief Inside NWO-I, juni 2024
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.