Nieuws van de medezeggenschap (april 2024)
Veilig en gezond je werk doen lijkt heel vanzelfsprekend, maar de optimale arbeidsomstandigheden komen grotendeels tot stand door het werk van de Arbo- en milieudeskundigen, van de instituten en het bureau. De GOR NWO-I behandelde drie door hen voorbereide instemmingsaanvragen: het Arbojaarplan 2024, de aankoop en het gebruik van de softwareapplicatie LabServant, en de regeling Arbeidsgezondheidskundig onderzoek en vaccinaties. Ook besprak de GOR NWO-I met de bestuurder de voortgang van het traject Ontwikkeling bedrijfsvoering. De COR NWO kreeg een update over de ontwikkelingen rondom de governance van NWO-I.
Governance NWO-I
NWO-I wordt momenteel via een tijdelijke werkwijze bestuurd. Omdat de COR NWO adviesrecht heeft op belangrijke wijzigingen in de organisatie van de onderneming, en op de verdeling van bevoegdheden (WOR, art. 25 lid e) is de raad actief betrokken bij dit onderwerp. In alle overlegvergaderingen geeft de bestuurder een update, bijvoorbeeld over de tussentijdse evaluatie van de tijdelijke werkwijze die in elk geval tot 1 april 2024 geldt. Dat betekent dat binnenkort een (voorgenomen) besluit verwacht wordt over de besturing van NWO-I in de toekomst. Mochten veranderingen definitief worden doorgevoerd, met een daarop volgende statutenwijziging, dan ontvangt de COR NWO hierover een adviesaanvraag.
Ontwikkeling bedrijfsvoering
De GOR NWO-I is al geruime tijd met de bestuurder in overleg over het project 'Ontwikkeling bedrijfsvoering van NWO-I' dat (tijdelijk) is stopgezet. Met de bestuurder is afgesproken met een 'schone lei' te beginnen. Dit houdt in dat de openstaande adviesaanvragen over de verschillende domeinen binnen de bedrijfsvoering zijn ingetrokken en de GOR NWO-I de jaarplannen voor alle domeinen heeft ontvangen. Dit betekent niet dat de GOR NWO-I niet meer om advies wordt gevraagd, maar dat we adviesaanvragen ontvangen, zodra een adviesplichtig onderwerp zich aandient. De eerste adviesaanvraag die de GOR NWO-I verwacht, gaat over een aanpassing van bureau NWO-I: de vorming van de verschillende afdelingen en uitbreiding van het aantal fte's. De verwachting is dat deze adviesaanvraag uiterlijk eind april aan de GOR NWO-I wordt gestuurd.
Instemmingsaanvragen Arbeidsomstandigheden
In februari ontving de GOR NWO-I drie instemmingsaanvragen over onderwerpen die met arbeidsomstandigheden te maken hebben. De GOR-commissie Arbo besprak deze onderwerpen met de Adviseur Arbo en Milieu NWO-I, Sjoerd Wouda. Vervolgens zijn de instemmingsaanvragen met de bestuurder besproken tijdens de overlegvergadering van 5 maart. De GOR NWO-I stemde in met de drie volgende onderwerpen/regelingen.
Arbojaarplan 2024
NWO-I draagt er zorg voor dat medewerkers gezond en veilig hun werk kunnen doen. In het Jaarplan 2024 omschrijft NWO-I de voor dit doel geformuleerde activiteiten. Een voorbeeld daarvan is het opstellen van een advies voor het managen van alle procedures en processen voor arbeidsomstandigheden, met als doel dat NWO-I altijd over de juiste informatie kan beschikken, voor medewerkers, management en controlerende instanties.
Aankoop en gebruik van LabServant
NWO-I heeft stappen gezet om bij de instituten AMOLF, ARCNL, ASTRON, DIFFER, NIOZ en Nikhef dezelfde softwareapplicatie te gaan gebruiken voor de registratie van gevaarlijke stoffen, om zo onderlinge kennisuitwisseling mogelijk te maken. Ook wordt bij AMOLF en NIOZ een registratie opgezet van biologische agentia (micro-organismen, zoals bacteriën, parasieten, schimmels, gisten en virussen of bestanddelen daarvan), genetisch gemodificeerde organismen en genetische bronnen.
Na het aanbestedingsproces bleek dat slechts één partij, LabServant, kon voldoen aan de eisen van NWO-I. Het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) en het Stichtingsbestuur keurden de inkoopovereenkomst goed. Het besluit tot de aankoop en het gebruik van LabServant werd vervolgens ter instemming voorgelegd aan GOR NWO-I. De GOR NWO-I stemde in, onder de voorwaarde dat de DPIA (data protection impact assessment) vóór de ingebruikname succesvol zou worden afgerond.
Met een DPIA worden de privacyrisico's van een gegevensverwerking in kaart gebracht en de beheersmaatregelen opgesteld. Omdat niet alle beheersmaatregelen kunnen worden genomen voordat het systeem is geïnstalleerd, is het volledig afronden van de DPIA niet eerder mogelijk. De ondernemingsraden van de instituten, waar de voorgenomen implementatie van LabServant leidt tot wijzigingen in de processen en/of procedures, ontvangen daar binnenkort nog een instemmingsaanvraag voor.
Regeling Arbeidsgezondheidskundig onderzoek en vaccinaties
NWO-I heeft als werkgever een wettelijke verplichting om Periodieke Arbeidsgezondheidskundige Onderzoeken (PAGO), eventueel vaccinaties aan te bieden, en in bepaalde gevallen (aanstellings)keuringen uit te laten voeren. Het bestaande beleid sloot niet aan op de praktijk binnen NWO-I en was niet bij alle instituten bekend. De regeling is om die reden herzien en aangepast aan de laatste wetenschappelijke inzichten. De regeling geeft kaders voor de instituten en het bureau.