Maarten ter Bekke is de teamleider informatiemanagement

Een nieuwe afdeling

Maarten werkte naar volle tevredenheid bij een kennisinstituut voor langdurige zorg, toen de telefoon ging. Of hij belangstelling had voor een baan bij NWO-I, als teamleider informatiemanagement. De headhunter trok hem over de streep. “De mogelijkheid om verder te groeien bij NWO-I in waar ik goed in ben, vind ik aantrekkelijk.” Eerder werkte hij onder meer bij Cap Gemini, naast de hard- en software ook op het beheer. Hij ontwikkelde er zich in het aansturen van teams. Daarna kwam hij aan de klantzijde terecht, als servicemanager, en op een mbo-school als leidinggevende van een team van werkplek- en applicatiebeheerders. Maarten mag binnen bureau NWO-I de nieuwe afdeling informatiemanagement vormgeven. Bij zijn binnenkomst was er al een klein team voor security en privacy, met de ambitie dit verder uit te breiden. 

Informatiemanagement

Waar staat informatiemanagement voor? Maarten legt uit dat informatiemanagement het vertaalproces is van de informatiebehoeften in een organisatie in adequate informatievoorziening. “Dus, bijvoorbeeld: als mensen een systeem nodig hebben om agenda’s te beheren, moet ICT daar een applicatie voor selecteren; kopen of zelf maken zijn dan de opties. Informatiemanagement omvat ook security en privacy, maar gaat vooral over informatie. Alles start met twee vragen: wat willen we functioneel en wat technisch? Voor het technische stuk ben ik er nu. Afdelingen zoals Finance en P&O bepalen wat zij functioneel nodig hebben.”

“Een voorbeeld van waar functioneel en technisch samenkomt, is het huidige financieel systeem U4ERP”, verklaart Maarten. “Dat is ontstaan uit het samenvoegen van meerdere administraties. Na verloop van tijd – U4ERP is er zeven jaar – ontstaan andere wensen. De volgende stap is alle processen die geharmoniseerd zijn over te brengen naar één nieuwe applicatie, of naar meerdere applicaties die met elkaar praten. Een bijkomend feit is dat een contract met een leverancier maar twee keer verlengd mag worden, om ervoor te zorgen dat andere leveranciers ook kans maken. Zover is het nu. We gaan een aanbestedingstraject starten.”

Instituten als sportteams

Om meer samenwerking tot stand te brengen op ICT, privacy en security werkt Maarten één dag per week op locatie bij een NWO-instituut. “Er zijn al samenwerkingsverbanden van ISO´s (Information Security Officers) en privacy-coördinatoren, maar voor ICT nog niet. Ik praat met ICT-managers en de instituutsmanagers over de strategie en de tactiek. Sommige dingen worden op centraal niveau afgesproken, zoals de integrale monitoring van bedreigingen van de ICT – denk aan hacks en aanvallen met ransomware - door het externe Security Operations Center bij SURF (SURFsoc). Twee instituten zijn al aangehaakt op SURFsoc en andere zullen volgen. De ICT-managers hebben onlangs voor het eerst fysiek met elkaar vergaderd. We hoeven niet allemaal samen op één groot ICT-eiland, maar ieder kan vanaf zijn eigen eilandje kennis delen. SURFsoc kan het opstapje zijn naar een gezamenlijk security operations center.”

Het overleg van de instituutsmanagers (IM’s) is na het vertrek van Jan van der Boon omgevormd naar een bedrijfsvoeringsoverleg en alle IM’ers zijn ‘eigenaar’ van een functioneel domein. “Het was een turbulent half jaar, maar dit commitment is verbindend”, vindt hij. Voor het eigenaarschap van het domein informatiemanagement staken twee IM’s hun vinger op, Arjen van Rijn (Nikhef) en Martin van Breukelen (DIFFER). “Daar ben ik blij mee. Als trio houden we elkaar scherp en kunnen we een gedragen visie ontwikkelen en uitwerken.”

Hij voegt enthousiast toe dat hij bij bezoeken aan instituten keer op keer betoverd wordt door het onderzoek en de trots van de onderzoekers: “Alsof het sportteams zijn die werken aan de volgende overwinning. Ik denk dat ze samen tot nog grotere prestaties in staat zijn. De onderzoekstechnologie en de manieren van werken van het ene instituut kan andere helpen. Er zijn veel overeenkomsten in de onderzoeksmethoden en het type data waarmee ze moeten werken. Ik wil die gezamenlijkheid aantonen.”

Veilig werken

Een terrein waarop instituten al langer goed samenwerken is ‘awareness’, dus de bewustwording van medewerkers op het gebied van veilig werken met ICT.  Maarten sprong op deze rijdende trein en is nu samen met instituutsmanagers Martin van Breukelen (DIFFER) en Marjan Fretz (ARCNL) ook opdrachtgever van de NWO-I brede Awareness campagne voor veilig werken met ICT, inclusief Privacy en Kennisveiligheid. “Zo’n campagne is voor de één ‘dat weten we al’ en voor de ander is het absolute noodzaak. De hack van enkele jaren geleden komt voor een deel voort uit unawareness. We moeten van ‘onbewust onbekwaam’ naar ‘bewust bekwaam’. Ik houd van user based computing: alles start bij de gebruiker. Wat heeft die nodig en hoe zorg je ervoor dat iedereen zo goed mogelijk en veilig zijn werk kan doen? Je moet het zo simpel mogelijk maken, dus niet verlangen dat mensen tien keer per dag een wachtwoord van 14 of meer tekens invullen.”

NWO-I en NWO-D

Hoe werkt Maarten samen met de domeinorganisatie van NWO (NWO-D)? “Ik probeer me op te stellen als klant en als partner.” Bureau NWO-I volgt NWO-D in het project ‘Nieuw digitaal fundament’ (NDF). Maarten legt uit dat NDF onder meer een overgang naar werken in de cloud betekent: “Gebruikers gaan niet langer meer naar een G-schijf, maar naar de cloud die hen in staat stelt informatie overal vandaan te benaderen, op een veilige manier. Ik ben ervan overtuigd dat je ook om de cloud hekken kunt zetten, zodat alleen die mensen die toegang moeten krijgen erbij kunnen. Verder streef ik naar goede afspraken over de dienstverlening van NWO-D. Ik trek op met Elisa Meijer, Strategisch Adviseur Vastgoedportefeuille, over poortjes en camera’s in de locatie Utrecht. Als het technisch wordt, mogen mensen me bellen. Ik ben ook voor NWO-D contactpersoon voor SURF.”  

Kennisdelen en samenwerken

Van welke andere projecten gaan de collega’s binnenkort iets merken? “Met mijn team streef ik ernaar om een NWO-I mailadres, dus @nwo-i.nl in plaats van @NWO.nl te krijgen voor alle medewerkers van het bureau. Zo worden we hopelijk herkenbaarder naar de instituten maar ook NWO-D. En het helpt om iets meer onze eigen koers te varen. Verder is op meerdere plekken de behoefte uitgesproken om ook de interne informatie van NWO-I (zoals beleid en verslagen) beter vindbaar te maken. Dan is een externe website niet de juiste oplossing. En met SURFconext zou dit toch prima te ontsluiten moeten zijn aan iedereen bij de instituten. Samenwerken in een online omgeving is nog wel een uitdaging, maar moet toch ook echt mogelijk zijn. Daarvoor kijk ik graag (eerst) naar de mogelijkheden die SURF daarin biedt. Uiteraard wel graag gebruiksvriendelijk!”

Over Maarten ter Bekke

Ter Bekke (52) is getrouwd en heeft drie kinderen, van wie zijn dochter van 15 nog thuis woont. Het gezin woont in Den Bosch. In zijn vrije tijd is Ter Bekke fervent scheidsrechter bij hockey: “Het houdt me fit en ik pas mijn vaardigheden toe. Af en toe streng en soms strijk ik over mijn hart. Maar ik kan vooral genieten van bewust niet ingrijpen (en voordeel geven), want dat levert soms de mooiste doelpunten op. Ik houd van watersport: ik heb lang waterpolo gedaan en zeilen en duiken vind ik ook leuk.”  

Tekst: Anita van Stel

Nieuwsbrief Inside NWO-I, november 2023.
Op de NWO-I-website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.