Een blik op de toekomst van NWO-I

Wat is de zogeheten doorontwikkeling eigenlijk?
Op 1 januari 2018 was de juridische fusie van NWO-I een feit. De aanleiding van de doorontwikkeling was de vraag vanuit het Stichtingsbestuur NWO-I eind 2018: hoe kunnen de instituten en het bureau beter samenwerken? Het bestuur van NWO-I en de directeuren van de instituten werkten samen met een adviseur van adviesorganisatie Berenschot om antwoorden op deze vraag te geven. Want formeel samen zijn, betekent nog niet dat je als één organisatie werkt, met een gezamenlijke verantwoordelijkheid en commitment. Dit kan op diverse manieren: bijvoorbeeld door gezamenlijk beleid te ontwikkelen, een visie te formuleren waar je als organisatie naar toe wilt, in personele sfeer: hoe ga je om met talent, mobiliteit en door schaalvoordelen te halen bij inkopen. En ook door te kijken naar wat je centraal en decentraal organiseert. Het Directeurenoverleg van NWO-I heeft afgelopen jaar op verzoek van de raad van bestuur van NWO-I opgetekend wat haar strategie en identiteit is.

Waarom is doorontwikkeling nodig?
In bovengenoemd document Strategie en Identiteit staat onder andere: ‘We zien veel meerwaarde in de gezamenlijke organisatie van instituten (samenbrengen in een koepelorganisatie). We delen belangen en we kunnen elkaar versterken, en deels inhoudelijk samenwerken’. Denk bijvoorbeeld aan: (inter)nationale lobby organiseren, beter resultaten uitdragen en effectiviteitsvoordelen in de bedrijfsvoering realiseren. Ook is het mogelijk om een overkoepelend profiel voor NWO-I op te stellen. Dit bevordert de onderlinge verbinding en gemeenschappelijke ambitie en maakt de positie van instituten binnen en buiten NWO sterk en herkenbaar.

Waar staat NWO-I nu in het project?
Met een aantal projectgroepen is de afgelopen maanden gewerkt aan een inventarisatie. Hierbij zijn in de werkgroep Structuur en Systemen bijvoorbeeld de vragen gesteld: hoe kunnen we de dienstverlening van het bureau NWO-I optimaliseren? Welke taken voert het bureau NWO-I uit en welke taken zijn decentraal? De antwoorden op deze vraag zijn opgenomen in een zogenaamd ‘dienstverleningsmodel’. De bijbehorende adviezen zijn medio juni besproken met het bestuur NWO-I. Het bestuur heeft Christa Hooijer, de directeur bureau NWO-I, vervolgens gevraagd om deze adviezen, samen met de wensen van het bestuur mee te nemen in een volgende stap.
We zitten in het project dus nu nog in de ‘onderzoeksfase’: hoe kunnen we de dienstverlening van het bureau NWO-I verbeteren? Deze vraag moet eerst zorgvuldig beantwoord worden door de betrokken partijen, voordat de werkgroepen met meer concrete uitvoering van plannen aan de slag kunnen gaan. Dat neemt niet weg dat er al wel goede ideeën zijn om de samenwerking te verbeteren, en is onlangs een werkgroep gestart om een gezamenlijk financieel systeem voor te bereiden.

Wat ga ik hiervan merken?
Op de korte termijn waarschijnlijk niets. Uiteindelijk zal het leiden tot schaalvoordelen, een meer gezamenlijk personeels- en financieel beleid, en een sterker profiel voor de NWO-instituten. Dat moet leiden tot meer en efficiënte inzet van middelen, en het aantrekken van goede medewerkers.

Werkgroepen
De volgende werkgroepen zijn vastgesteld binnen het project Doorontwikkeling:

• Rules of the game: samenwerking NWO-D, NWO-I en andere wetenschapsinstituten.
• Vormgeving processen: strategische discussie binnen NWO-I.
• Advies: strategische positionering instituten.
• Structure and systems: ontwikkelen nieuw dienstverleningsmodel.
• Staff and skills: ontwikkeling van medewerkers binnen NWO-I.
• Solidarity, style and shared values: implementatie van de kernwaarden van NWO-I en verbeteren onderlinge samenwerking.
  Deze werkgroepen zijn opgezet volgens het 8S-model van McKinsey. Dit is een veel gebruikt model om organisaties te analyseren.

Wil je meer weten over het project Doorontwikkeling?
Ga dan in gesprek met je leidinggevende, P&O-adviseur, directeur of instituutsmanager. Zodra er meer bekend is over de (goedgekeurde) plannen en de praktische invulling, volgt er informatie in deze nieuwsbrief.

Tekst: Drea van Ark
Beeld: Wouter Jansen
Nieuwsbrief Inside NWO-I, juni 2019