De wetenschap in een nieuw, duurzaam huis

Hoe lang zijn jullie met de voorbereidingen bezig geweest? 
Peter: "Begin 2016 zijn we, als gevolg van de transitie, gestart met een werkgroep 'Huisvesting Utrecht' en met deze groep hebben we een Programma van Eisen opgesteld. Gekeken werd naar een mogelijke uitbreiding van het huidige pand of het zoeken naar een nieuwe locatie voor het NWO-I Bureau, het domein TTW (Toegepaste en Technische Wetenschappen), LNVH (Landelijk Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren) en NRPO-SIA (het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA).

Begin 2018 hebben we deze zoektocht naar een locatie afgerond en kozen we voor het gebouw Nova Zembla, pal aan de A12 ter hoogte van de afslag Kanaleneiland. We hadden een aardig eisenpakket voor de nieuwe locatie: er moeten rond de tweehonderd mensen in kunnen werken, we hebben verschillende vergaderfaciliteiten nodig en als doel meer verbinding tot stand te brengen, onder meer door 'Activiteitgericht te Werken' (AGW). Ook moest het een pand centraal gelegen in Utrecht zijn, niet te ver van het station en goed bereikbaar met het openbaar vervoer en via aan- en afvoerwegen. Ook voldoende parkeerplaatsen was een eis, zowel voor medewerkers als bezoekers. Nova Zembla sloot hier het best bij aan.

Na positief advies van de ondernemingsraad en het akkoord van de raad van bestuur van NWO konden we aan de slag met voorbereiden. Een andere optie was overigens om het huidige pand te verbouwen, met een verdieping er boven op maar dat was om meerdere reden (denk aan de kosten) geen goede keuze. Ons huurcontract loopt tot maart 2021. Gelukkig hebben we een nieuwe huurder gevonden die ons huurcontract overneemt".

De ruimtes: van gedateerd naar fonkelnieuw
"De inrichting van de vorige huurder van Nova Zembla, BDO, was heel gedateerd (denk aan kleine kantoortjes, metaal met eiken) dus we wisten wel dat we flink moesten verbouwen", vervolgt Peter. "Zeg maar gerust strippen.

Begin 2018 heb ik een inventarisatie gemaakt van welke afdelingen we hebben, welke groei we verwachten en hoe we dat in het gebouw passen. De hoofdvraag was: hoe kunnen we vijf kantoorverdiepingen in het pand zo verdelen, dat iedereen erin past? Naast kantoorruimte hebben we nu een receptie en een 'room with a view' op de hoogste verdieping bedoeld als leesruimte. Verder is er een kolfruimte, een fitnessruimte, parkeergelegenheid, concentratieplekken, belruimtes, grotere en kleine vergaderzalen, per verdieping een keukenblok, een auditorium (grote zaal voor honderd mensen), repro- en serviceruimte en 'banqueting' (koeling, voedselvoorbereiding etc.). Op de tiende is het bedrijfsrestaurant. We hebben gekeken naar het aantal mensen en de bezettingsraad. En de archieven die we hebben te 'herbergen'. Collega's maakten zich zorgen over hun spullen: kan ik mijn spullen kwijt? Daarom is er flink gehamerd op opruimen en net vóór de verhuizing zag je: het valt enorm mee."

 "We zijn goed in bewaren"

Flexibel werken
De werkgroep Flexibel werken onderzocht onder andere hoe de werkomgeving optimaal gebruikt kan worden. Samen met de locatiedirecteuren van NWO-I, SIA, TTW en ENW stelden zij een ambitie op voor de huisvesting in Nova Zembla, waarin meer verbinding het uitgangspunt is. Om vervolgens kennis te maken met het activiteitgericht werken organiseerden ze onder andere simulatiegames waar ongeveer vijfentachtig collega’s aan deelnamen, en bundelden alle vragen en aandachtspunten. Deze zijn samen met een implementatieadvies aangeboden aan de projectgroep Huisvesting.

Peter: "De huidige gemiddelde bezettingsgraad van de werkplekken is 40%, met een piekbezetting van 60% (sommige teams wat hoger dan andere). Dat weten weinig mensen, maar helpt enorm om zorgen over 'passen we wel' weg te nemen. Het flexibel werken kende een paar varianten en heeft uiteindelijk geleid tot kantoorverdiepingen die zijn ingericht op basis van de activiteiten die er plaats vinden in plaats van de afdelingen die er gehuisvest zijn. We hebben rekening gehouden met zoveel mogelijk wensen en eisen van collega's. Maar je kent het: zoveel mensen, zoveel wensen. Op een gegeven moment moet er een besluit genomen worden en is het wat het is. En nu gaan we kijken hoe het gaat en leren we van de praktijk."

'House of Curiosity' 
"Onder de projectgroep Huisvesting valt een aantal werkgroepen zoals: 'de wetenschap in huis halen'. Het idee is dat je ziet en voelt dat wetenschap van belang is. De partij Containr adviseerde ons over de inrichting zoals de verlichting, de objecten die er te zien zijn en de kleurbeplakking op de ramen en wanden. In de vergaderzalen komt transparante folie op de glazen wanden, met afbeeldingen van bijvoorbeeld Erasmus, Edison, Thunberg en Johnson.

Er is veel geïnvesteerd in duurzaamheid. Denk aan: energiebesparend klimaatsysteem, geluidswerende panelen in de vergaderzalen en het auditorium, led-verlichting, en het gebruik van milieuvriendelijke materialen. De club Rever was verantwoordelijk voor het tekenen van de ruimtes, en kwam met hele leuke creatieve ideeën. Dat traject van de inrichting vond ik ook erg leuk. Samen keken we naar hoeveel bureaus er in een ruimte passen, of dat arbotechnisch verantwoord is, enzovoort. Zij hebben ook meegeholpen bij de inrichting van ons kantoor in Den Haag, dus de look & feel is herkenbaar maar toch met een eigen uitstraling. Het resultaat is modern en lekker licht, ruim en geeft zeker geen 'kantoortuingevoel'. Deze positieve reacties kregen we ook van collega’s die de rondleidingen volgden."

"Ik vond het vooral zo leuk om bij dit hele project betrokken te zijn: van locatiekeuze tot inrichting tot nu in de praktijk werken in Nova Zembla"

Hoe ziet jouw eigen thuis eruit?
"Ik woon in Naarden. Ik ben 61 jaar, getrouwd, heb twee kinderen. En vier kleinkinderen; daar passen we regelmatig op, dat is echt zo leuk! In mijn vrije tijd houd ik van tennissen en autorijden. We zijn vaak 'en route': shoppen, terrasjes pakken, gezellige dingen doen. Ik houd ook van reizen. Om het jaar maken we een grotere, verre reis, maar we zijn ook gek op Zuid-Europa: Portugal, Spanje, Italië. Vorig jaar zijn we drie weken in Bangkok geweest en bezochten een aantal eilanden in Thailand. Echt een aanrader."

###

Wist je dat:

. we sinds 1999 in het pand aan de Van Vollenhovenlaan Utrecht werkten?
. we 900 verhuisdozen (1 meter per doos) nodig hadden?
. we 700 meter archief mee verhuisden?
. in Nova Zembla ruim 200 werkplekken zijn, verdeeld over 5 verdiepingen?
. we van oud meubilair 36 kasten, 50 bureaus, zo’n 50 stoelen en 10 vergaderopstellingen meenamen?

Tekst: Drea van Ark
Beeld: Melissa Vianen
Nieuwsbrief Inside NWO-I, juni 2019