De overgang naar Youforce - een terugblik
Op sommige NWO-instituten was het al een vertrouwd systeem, voor anderen is het kakelvers: dit jaar zijn alle instituten en bureau NWO-I overgegaan naar het personeelsinformatiesysteem Youforce. Voortaan gebruiken alle NWO-I'ers deze portal om onder meer loonstroken op te vragen, persoonlijke gegevens in te zien en AVOM-aanvragen te doen.
P&O-afdelingen gebruiken Youforce daarnaast voor alle processen rond de in-, door- en uitstroom van medewerkers.
Nu iedereen over is, is het tijd om de stand op te maken. Inside NWO-I sprak P&O-medewerkers Gael Ndombele (CWI) en Robin Delenclos (DIFFER) en projectleider Youforce Henry Bruins (bureau NWO-I) over hun ervaringen.
Nieuw systeem
De introductie van een nieuw systeem is altijd een hele klus. Vooral de P&O-afdelingen bij de instituten en de S-unit (salarisadministratie) van het bureau zijn er erg druk mee geweest.
Hoe bevalt Youforce? Gael hoeft niet lang te denken over zijn antwoord: "In een woord: geweldig. Hiervoor werkten we met vier verschillende systemen voor alle processen. Veel moest handmatig gedaan worden. Contracten bijvoorbeeld, die moesten we uitprinten, in een tekenboek leggen, laten ondertekenen en de getekende versie vervolgens weer inscannen. Dat was omslachtig. Youforce maakt mijn werk een stuk gemakkelijker."
Ook Robin is enthousiast over het systeem: "Ik vind het een toegankelijk en duidelijk systeem."
Toen Robin vorig jaar bij DIFFER begon, werkten ze daar al met Youforce. Bij CWI maakte Gael de overgang naar het nieuwe systeem van nabij mee. Gael: "De overgang ging eigenlijk heel gesmeerd. Half maart kwamen Henk Tamsma (hoofd P&O bureau, redactie) en Ria Wemelsfelder (hoofd salarisadministratie bureau, redactie) langs voor een presentatie. Met de P&O-afdeling hebben we het systeem eerst uitgeprobeerd en een paar dingen gecheckt. En toen zijn we in één keer overgestapt."
Roadshow
Om de instituten te helpen bij de introductie van Youforce zijn Ria en Henry (en regelmatig ook Henk) langs alle instituten gegaan in een aantal 'roadshows'. Henry noemt die roadshows een feestje om te doen. "Het is erg leuk om de dynamiek van de instituten zo van dichtbij mee te maken. We kwamen twee keer langs. Tijdens een startdag introduceerden we het systeem. En wanneer het instituut helemaal over was, kwamen we nog een keer langs met een afsluitdag. Dan namen we alles nog een keer door en zorgden we ervoor dat ook de laatste modules aan stonden. Elk instituut heeft weer specifieke aandachtspunten, dus waar mogelijk leveren we maatwerk."
Robin: "Echt een dik compliment voor Ria en Henry voor alle sessies die ze hebben bijgewoond, het enthousiasme, de positiviteit, het geduld en vooral alle hulp! Ik ben me bewust dat het uitrollen van een systeem niet altijd even makkelijk is, maar Ria en Henry hebben dit echt goed gedaan."
Vlotte implementatie
En nu, kunnen medewerkers goed met Youforce overweg? Bij CWI ging dit vanaf het begin vrijwel zonder problemen. Gael: "Het aantal vragen dat ik na de overgang kreeg, viel eigenlijk heel erg mee. Dat ging dan meer over details: hoe moeten we vergoedingen erin zetten, of hoe pas ik mijn bankrekeningnummer aan? Die vragen konden we allemaal beantwoorden."
Robin herkent dat: "Vooral bij nieuwe medewerkers die uit het buitenland komen is wel eens extra uitleg nodig. We besteden er in de onboarding wel aandacht aan maar soms komen ze later nog eens langs met vragen. Dan ga je samen even zitten om ze op weg te helpen."
En als je er niet uitkomt? Robin lacht: "Dan bel ik altijd even naar Ria en dan is het vaak zo opgelost." Henry: "Erg fijn om te horen dat onze ondersteuning gewaardeerd wordt. En we boffen echt met zoveel interne kennis over Youforce. Ik heb dat op andere plekken wel anders meegemaakt, dan moest je externe specialisten inhuren. Maar hier hoeft dat gelukkig niet."
Blik op de toekomst
Alle drie kijken tevreden terug op de introductie van Youforce. En Henry werpt al een voorzichtige blik op de toekomst. "Een systeem is nooit 'af'. Er komen nieuwe wensen vanuit de organisatie en de leverancier biedt ook steeds weer nieuwe mogelijkheden. Nu we allemaal dezelfde uitgangspositie hebben en met hetzelfde systeem werken, zijn nieuwe ontwikkelingen makkelijker te implementeren en kunnen we vanuit het bureau nog makkelijker ondersteuning bieden."
Tekst: Mirjam Hartman
Nieuwsbrief Inside NWO-I, juni 2024
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.