Alle instituten scoren excellent in SEP-evaluatie

Kritische vrienden

NWO-I doet deze SEP-evaluaties elke zes jaar, met het doel dat een instituut, zowel terug- als vooruitblikkend, zicht krijgt op de beste koers voor het instituut. Een commissie van zes mensen, voornamelijk wetenschappers, maar soms ook vertegenwoordigers van het bedrijfsleven of mensen met een maatschappelijke functie, voert de evaluatie uit. Peter Spijker, hoofd Bestuursondersteuning & Strategie bij bureau NWO-I, noemt deze commissieleden 'kritische vrienden', die snappen wat een instituut doet en tegelijkertijd een spiegel kunnen voorhouden’.

Thema's van de evaluatie

Elke commissie werd gevraagd te reflecteren op drie onderwerpen: onderzoekskwaliteit, maatschappelijke relevantie en levensvatbaarheid. Daaraan voegde het NWO-I-bestuur vier andere thema's toe: open science, zorg voor promovendi, de academische cultuur en personeelsbeleid (zie kader hieronder voor meer uitleg).

De onderwerpen van de SEP-evaluatie 1) Onderzoekskwaliteit: wetenschappelijke relevantie van het onderzoek, academische reputatie en leiderschap binnen het vakgebied, de plaats in het (inter)nationale onderzoekslandschap; 2) Maatschappelijke relevantie, in termen van impact, publieke betrokkenheid en opname van het onderzoek in economische, sociale, culturele, educatieve of relevante andere termen. 3) Levensvatbaarheid: de mate waarin de doelen de komende zes jaar wetenschappelijk en maatschappelijk relevant blijven; Doelstellingen, strategie en de vooruitziendheid van het leiderschap, inclusief management en de middelen; De nationale rol.  4.1) Open Science: openheid naar derden, Open Access en FAIR data- en softwarebeleid. 4.2) Promovendibeleid en Opleiding: begeleiding en training van promovendi. 4.3) Academische cultuur: openheid, (sociale) veiligheid en diversiteit & inclusiviteit van de onderzoeksomgeving; beleid voor onderzoeksintegriteit.  4.4) Personeelsbeleid: talentmanagement, wervingsbeleid en training en ontwikkeling.

Samenhang

In mei besprak het Stichtingsbestuur van NWO-I de resultaten van de evaluaties met de individuele instituten en bekeek de gemene delers. Peter vat de rode draad samen: "Sommige aandachtspunten komen bij alle instituten terug. Dat zijn geen schokkende dingen, eerder bevestiging van wat instituten al weten. De wetenschappelijke kwaliteit wordt zeker in ogenschouw genomen, maar daarvan is de commissie doorgaans al overtuigd door de zelfevaluatierapporten. De experts in de commissies keken vooral naar de samenhang van het geheel: is er een coherente strategie, komt een instituut goed uit de verf in de nationale context of vervult het instituut een niche in dit geheel? Is de profilering naar buiten goed? Soms zitten er mensen in commissies die wat verder van de academische wereld afstaan en zien waar een instituut kansen kan pakken."

Alle instituten staan er heel goed voor, alleen niet verslappen

De aandachtspunten die bij alle instituten terugkomen gaan over aan medewerkers en cultuurgerelateerde onderwerpen, zoals diversiteit & inclusie, genderbalans en sociale veiligheid. Alle commissies zeggen blij te zijn met de inzet op deze thema's, maar stellen tegelijkertijd dat de instituten "er nog niet zijn en niet mogen verslappen". Peter: "Een voorbeeld van een overkoepelende aanbeveling is het verbeteren van mentoring-programma’s voor promovendi en postdocs. Niet alleen om hen te ondersteunen bij hun carrière binnen het instituut maar vooral ook bij het vervolgen van hun loopbaan. Of het beleid voor medewerkers die op het punt staan de stap naar groepsleider of hoogleraar te maken. Wil een instituut dat ze hoogleraar worden of juist niet? Dat moeten we scherper formuleren. Met de waardevolle aanbevelingen kunnen we aan de slag. Uit alle evaluatierapporten is de overall conclusie dat alle instituten er heel goed voorstaan."

Site-visit

Elk instituut kreeg een tweedaags bezoek van de commissie, waarin kennisuitwisseling, gesprekken met onderzoekers en een inkijk in het instituut centraal stond. Deze site-visit van de commissie vormde het hoogtepunt van de evaluatie.
     
Bij ASTRON plakte de SEP-commissie zelfs een extra dag aan de site-visit: de leden hadden aan twee dagen niet genoeg, omdat ze met de technische crew alle telescopen bezochten en langer dan gepland met promovendi en postdocs in gesprek waren. De commissie bij ASTRON bestond uit vijf vrouwen en één man, leiders in de sterrenkunde of aanverwante gebieden, en enkele juniorleden. "Omdat ASTRON daarmee zijn inzet voor jonge medewerkers wilde onderstrepen," zegt Jessica Dempsey, directeur van NWO-I-instituut ASTRON.

Jullie zijn geweldig

Voor Jessica, die in 2022 bij ASTRON startte, was de SEP-evaluatie in eerste instantie een briljante crash course over de recente historie van het instituut: "Met alle experts samen en de verzamelde historische kennis werd heel duidelijk wat ASTRON de afgelopen zes jaar heeft bereikt. Dat gaf mij de kans om tegen alle medewerkers te zeggen" 'kijk eens hoe geweldig jullie zijn'."

"De bevestiging van deze externe deskundigen dat we voor de komende zes jaar de juiste koers hebben gekozen, zorgt voor een morele boost voor het instituut. Onze nationale rol is crystal clear: namens de sterrenkundegemeenschap in Nederland exploiteren wij de grote sterrenkunde-infrastructuren en we moeten deze leidende rol vasthouden. Ook op het thema 'open science' presteren we goed: ASTRON heeft een 'open skies' beleid, wat inhoudt dat iedereen observatietijd kan aanvragen. Er is daar nog werk aan de winkel, want de data zijn erg complex en niet iedereen is deskundig genoeg om ze te interpreteren. Een deel van onze missie is dus het verlagen van de toegangsdrempel voor radioastronomie."

Jonger perspectief

De aanbevelingen voor ASTRON van de SEP-commissie kwamen volgens Jessica heel duidelijk vanuit een jonger perspectief. "De commissie waardeerde de belangrijke nieuwe inspanningen van ASTRON voor meer inclusie en diversiteit. Inclusie is een extra pijler in onze missie, samen met duurzaamheid. Hun commentaar was: "Jullie zijn met de goede intenties gestart". Een belangrijk advies was dat we meer interactie tussen promovendi en postdocs moeten organiseren, omdat - zo concludeerde de commissie - ongeveer vijftig procent van deze groep elkaar niet kent, maar wel behoefte heeft aan instituutsbrede activiteiten."

Waardevol advies toekomststrategie DIFFER

Martin van Breukelen is instituutsmanager bij DIFFER en David van Walderveen teamleider Strategic Support.
Samen organiseerden zij de SEP-evaluatie bij DIFFER. Voor beiden, relatief nieuw bij DIFFER, de ideale manier om het instituut te leren kennen, vinden ze. Martin zegt dat hij met name verrast was over de veranderingen binnen het instituut in de afgelopen jaren.

Lunches met technici en promovendi

Het programma van de site-visit omvatte op dag één de wetenschappelijke kant. David: "Alle groepsleiders gaven een presentatie en de commissie bezocht de faciliteiten." De tweede dag startte met een - vanzelfsprekend niet gepland - gesprek over de uitslag van de Nederlandse Tweede Kamerverkiezing, op de avond ervoor. David: "De commissie wilde weten wat dit voor de wetenschap in Nederland, en dus ook voor DIFFER, zou gaan betekenen. Vervolgens gingen we in op de bedrijfsvoeringskant, zoals academic culture, de organisatie en de financiën. De twee lunches waren met technici en promovendi, een brede mix zonder management." Martin: "Dat vond de commissie hoogtepunten. Uit die gesprekken kregen ze een goed beeld van de sfeer in de labs en bijvoorbeeld van of collega's werkdruk ervaren. Technici vonden het vooraf spannend, maar alles verliep relaxed."

Punten waarop wij minder sterk zijn

Martin: "De commissie zei al snel "de onderzoekskwaliteit van DIFFER is world leading, geen commentaar". Vervolgens kom je uit op de punten waarop wij minder sterk zijn, zoals de disbalans in gender en de samenstelling van onderzoeksgroepen. We kregen advies om een andere verdeling van personeel na te streven, qua carrièreontwikkeling, taken en verantwoordelijkheden en gender. Deze discussie loopt intern al geruime tijd en we spannen ons in, maar de samenstelling is niet meteen om te buigen."

David vult aan: "Een andere aanbeveling had betrekking op het contact met promovendi:  "Versterk het en maak beter bekend wat je te bieden hebt". We hadden net - tussen evaluatierapport en site-visit in - een onboarding programma gelanceerd, dus dit punt was deels al afgetikt."

"Wat ik het meest meeneem, zijn de vragen over de positionering van DIFFER en hoe deze te linken is aan andere instituten en roadmaps," vervolgt David. "Hoe bepaal je prioriteiten in onderzoek, contact met de industrie en je nationale rol?"
Martin: "De commissie keek ook kritisch naar onze investeringen in infrastructuur. In feite is de SEP minder een evaluatie en meer een waardevol advies op je toekomststrategie."

Vervolg van de evaluatie

De SEP-evaluaties van zijn voor de instituten een belangrijk ijkpunt voor de strategie en inzet voor de komende zes jaar. Het bestuur van NWO en NWO-I vraagt de instituten met regelmaat naar acties volgend op de aanbevelingen en verleent actief steun bij de uitvoering daarvan. Eind 2029 staat een nieuwe SEP-evaluatie op het programma.

Meer informatie over de SEP-evaluatie

Het volledige nieuwsbericht met de evaluatierapporten is op 27 mei ook op de website van NWO gepubliceerd.

Tekst: Anita van Stel

Nieuwsbrief Inside NWO-I, juni 2024
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.